– Akkurat så nyttig som vi tenkte
Parallell journalføring er et begrep som nå sprer seg i sykehus og kommune. Kort sagt, denne aktiviteten tar Helseplattformen-opplæring inn i det daglige arbeidet.
– Parallell journalføring er sannsynligvis den viktigste forberedelsesaktiviteten vi har for yrkesgrupper på sykehuset med prosedyretunge fag med høye krav til effektivitet og pasientsikkerhet, sier Trude Basso, prosjektleder forberedelse i Helseplattformen.
– Med parallell journalføring blir opplæring del av vanlig virksomhet. Ansatte må fri seg fra brukerinstruksjoner, tenke selv, løse problemer og får på den måten de nye verktøyene inn i fingertuppene, fortsetter Basso.
Trude Basso, prosjektleder forberedelse i Helseplattformen. Bildet er tatt ved en tidligere anledning.
Samme arbeidsoppgaver
Første gruppe med anestesileger, anestesi- og operasjonssykepleiere, perfusjonister på operasjonsgangene og sykepleiere på dagkirurgiske enheter ved St. Olavs hospital førte journal i Helseplattformen i uke 7. Det vil si, de jobbet som vanlig og dokumenterer som vanlig i dagens systemer.
I tillegg førte de avidentifisert journal i demonstrasjonsversjonen av Helseplattformen. Både sykehuset på Øya, Orkdal sykehus og Røros sykehus er i gang.
Arbeidet fortsatte i uke 9, blant annet fikk anestesisykepleier John Arne Habbestad ved St. Olavs hospital teste det nye systemet i det virkelige liv.
– Som ledende superbruker har jeg brukt mye tid på å organisere denne aktiviteten, og det er godt å se at den bærer frukter, sier Habbestad.
– Jeg opplever parallell journalføring som en svært nyttig aktivitet for oss på anestesi, der vi får mulighet til å øve i Helseplattformen i sanntid mens vi gir anestesi til en reell pasient, samtidig som vi også dokumenterer i vårt eksisterende system. Dette gjør at vi kjapt kan identifisere potensielle utfordringer i systemet.
Øker ferdighetene i nytt system
– Siden det også var eksperter tilgjengelig under aktiviteten fra Epic og Helseplattformen, har det gått fort å få svar på ulike spørsmål, samt motta tips og råd. Enkelte ting i det nye systemet er allerede endret etter innspill fra oss superbrukere, sier Habbestad og legger til at mange superbrukere nå har fått gjennomført parallell journalføring og at det jevnt over er god stemning. Han påpeker også at aktiviteten gjør at kompetansen i den nye løsningen er hevet betraktelig.
Bildet viser aktivitet under parallell journalføring ved St. Olavs hospital.
– Parallell journalføring har vært en svært nyttig, om ikke kritisk, aktivitet for å øke ferdigheten i ny løsning, legger han til.
– Arbeidsoppgavene på operasjonsstuene og de dagkirurgiske enhetene er de samme før og etter innføring av nytt journalsystem. Likevel er det ikke alltid lett å se for seg hvordan det blir å jobbe i nytt journalsystem når man sitter i klasseromsundervisning, mener Basso.
– På operasjonsstuen med pasienten på bordet, blir det straks mer realistiske arbeidsforhold. Det blir lett å forstå hva man ikke forstår. Hva man lærte, og kanskje ikke lærte, i klasserommet.
Epic har ledet arbeidsgrupper med fagressurser fra St. Olavs hospital, fageksperter, applikasjonsanalytikere og opplæringsansvarlige. De har satt opp plan for hva som må gjennomgås for hver yrkesgruppe og kommet med en anbefaling på antall pasienter hver ansatt minimum bør ha dokumentert på i perioden frem mot innføringsdato.
For St. Olavs hospital og Trondheim kommune innføres Helseplattformen 30. april 2022.
Superbrukere er sentrale
– Det egner seg dårlig å planlegge dokumentering i to journaler dersom man forventer korte og hektiske operasjoner. Derfor velges det ut både akutte og planlagte operasjoner av en viss varighet, der man forventer at selve operasjonen vil skje uten uforutsette hendelser. Deretter utstyres disse operasjonsstuene med en WOW, altså en workstation on wheels, forklarer Trude Basso.
Det er et viktig moment at parallell journalføring gjennomføres under planlagte aktiviteter, der man forventer at alt skal forløpe som planlagt. Her fra en operasjon ved St. Olavs hospital.
Det er superbrukere som gjennomfører parallell journalføring først. Applikasjonsnalytikere og opplæringsansvarlige fra Helseplattformen stiller sammen med Epic som ambulerende brukerstøtte for de som gjennomfører.
– Allerede etter første gjennomkjøring var enkelte superbrukere i gang som brukerstøtte for neste runde superbrukere. Dette er en fantastisk læringsarena for hver enkelt, men også en øving på hvordan det vil bli å være superbruker 30. april 2022, sier Basso.
Etter at superbrukerne har vært gjennom aktiviteten selv, vil de fortsette å være brukerstøtte for egne kolleger etter hvert som de kommer tilbake fra opplæring i klasserom.
Fortsetter videre
Trondheim kommune har sin egen variant der sentrale arbeidsoppgaver på ulike enheter er integrert i relevante pasienthistorier som ansatte i kommunen har skrevet.
Opplæringsansvarlige har spilt inn videoer med forslag til hvordan man kan utføre det aktuelle journalarbeidet i Helseplattformen. Pasienthistoriene og eksempelvideoene er nå oversendt lokalt kommunen og så vil aktiviteten nå rulles ut i organisasjonen.
En av de store forskjellene på eksisterende journalsystem og på Helseplattformen, er at det nå ofte vil være flere måter man kan løse en oppgave på. Gjennom øving vil man kunne finne sine egne favoritter.
– Det er godt å se at parallell journalføring er i gang. Det som er enda bedre å se, er at parallell journalføring ser ut til å være akkurat så nyttig som vi trodde da vi startet planleggingen, smiler Trude Basso.