– Målet er å lære hvordan folk jobber

​ – Målet med disse besøkene er å lære mest mulig om hvordan folk arbeider og hvordan arbeidsstrømmene fungerer. Slik kan vi utvikle våre systemer på en best mulig måte for å møte behovene her i Norge, sier utvikler Chris Spotts fra Epic.

Mye er likt

Sammen med blant andre Brian Clarke har Spotts brukt flere dager i Trondheim, blant annet for å se hvordan arbeidsrutinene er rundt vaksiner – spesielt sett opp mot det nasjonale vaksinasjonsregisteret SYSVAK.

De har lært om arbeidsrutiner i de kommunale systemene, blant annet gjennom besøk på vaksinasjon- og smittevernkontoret i Trondheim kommune og helsestasjoner, og de lærer om hvordan disse rutinene foregår på Nyfødt intensiv ved St. Olavs hospital.

– Det er mye i helsetjenesten som er likt over store deler av verden, blant annet når det gjelder vaksiner og registrering som vi nå er spesielt interessert i. Samtidig er det alltid noen ulikheter og det er disse vi håper å ta med oss videre, sier Spotts.

– Det blir mange notater, legger Epic-utvikler Brian Clarke til.
– Men når vi samler disse og deler med våre kolleger i ettertid, er det alltid brukeren av systemet vi setter i fokus.

Dette var det andre av flere planlagt erfaringsbesøk med ansatte fra Epic. Det første ble gjennomført rett etter påske.

Vise ulike arbeidsprosesser

På Nyfødt intensiv fikk de Epic-ansatte også en kort omvisning i avdelingens lokaler.
– Vi plukker med oss annen informasjon når vi besøker slike avdelinger også, ikke bare det som har betydning for vaksinering slik som i dette tilfellet. Om vi legger merke til spesielle ting, bringer vi det med oss tilbake til våre kolleger, sier Spotts.

I løpet av uke 23 var til sammen seks Epic-ansatte i Trondheim, fordelt på to ulike grupper. Den ene gruppen kartla altså behovene knyttet til vaksinering, mens den andre gruppen så på arbeidet med rapportering.

– Strategien vår rundt erfaringsbesøket er å vise de ulike arbeidsflytene knyttet til vaksinering både i kommunen og på sykehuset, sier Wenche Singstad, opprinnelig intensivsykepleier og nå opplæringsansvarlig i Helseplattformen.

Singstad forklarer at kommunene i dag har integrasjon mot SYSVAK-registeret, mens denne mangler hos sykehusene og disse rapporterer til SYSVAK på papir.

– Helsesykepleierne ved Nyfødt intensiv setter de første vaksinene i barnevaksinasjonsprogrammet, som kommunale helsestasjoner deretter har oppfølgingsansvaret for. Det er mange manuelle arbeidsprosesser og dokumentasjon både på papir og i dagens elektroniske pasientjournal, sier Wenche Singstad.
– Ved å legge besøket til de ulike tjenestene som har ansvar for vaksinering, fikk Epic se og høre hva som er likt, men også hva som er mer ulikt og hvilke utfordringer de som jobber der har i dag.

Produktive dager

For å få mest mulig ut av erfaringsbesøkene fra Epic, er det viktig at ansatte i helsetjenesten forbereder seg godt.

– Flere brukte flytskjema for å demonstrere dagens arbeidsprosesser, og fremhevet områder med utfordringer og de lanserte også ønsker til den nye løsningen. Ved å gjøre det på denne måten fikk de fra Epic kanskje mer informasjon enn det de nødvendigvis trengte for å fullføre designet på akkurat dette utviklingsområdet, men vi ville samtidig forsikre oss om at vi har lik forståelse for hva de ulike arbeidsflytene innebærer ved de ulike avdelingene og enhetene, sier Singstad.

– Vi har allerede utvekslet mye informasjon med teamet fra Epic både skriftlig og i Skype møter, men vår erfaring er at det kan være vanskelig å få forklart ting i detalj når de ikke sitter med hele konteksten. Vi hadde tre ne og produktive dager sammen, og dette vil være til god hjelp i det videre arbeidet. Tilbakemeldingen fra Epic var gode, og de synes det hadde vært svært nyttig å se hvordan de ulike arbeidsflytene faktisk foregår.