Applikasjoner

Formål: Gjennomgå arbeidsprosesser og identifisere områder som krever ytterligere definisjon eller endring.

• Basert på informasjon innsamlet gjennom Epics kartleggingsspørsmål (Groundwork questions) og referansebesøk (Site visits) gjennomføres en rekke møter for å kartlegge og godkjenne fremtidige arbeidsprosesser
• Retningsmøter er avholdt uke 38, 39 og 42 i 2019. Åtte dager med ca. 250 møter.
• Fageksperter har fått demonstrasjoner av systemet, etterfulgt av diskusjon og spørsmål om hvordan den demonstrerte arbeidsflyten skiller seg fra dagens praksis

Formål: Gjennomføre endringer/bygging av systemet for å tilfredsstille fremtidens arbeidsprosesser.

• Applikasjonsanalytikere vil i samarbeid med leverandøren bygge og sette opp applikasjonene i en iterativ (gjentakende) prosess hvor man involverer fagekspertene og fagekspertgruppene for å bekrefte om byggingen stemmer med deres forventing
• Bygging av løsningen vil skje i 4 ulike tidsperioder (byggeperioder):
  Build 1: 18.11-20.12 2019
  Build 2: 06.01-07.02 2020
  Build 3: 10.02-20.03 2020
  Build 4: 23.03-18.05 2020

Formål: Fagekspertene skal godkjenne konfigurert arbeidsprosess for sine områder.

Tilnærmingen til godkjenningsmøtene er noe justert basert på erfaringer fra prosjektet så langt. I stedet for store allmøter som opprinnelig planlagt, er det tenkt gjennomført som en mer iterativ prosess. Dette innebærer at godkjenning (adoption) vil håndteres løpende i fagekspertgruppemøter. Disse starter i februar 2020, og pågår frem til slutten av mai 2020.
 
Beslutninger i fagekspertgrupper skal gjennomføres i februar 2020, etter at Helseplattformen har bygd prosessene inn i løsningen.

Arbeidsprosess i fagekspertgruppemøtene:

1. Epic tegner ut alle arbeidsprosessene fra de ulike retningsmøtene i Visio. Disse importeres til, og vedlikeholdes i Hopex (et verktøy fra Hemit til bruk for beskrivelse av arkitektur i løsningen)
2. Applikasjonsteamene går gjennom og fordeler på fagekspertgruppe/spesialistgruppe
   Har vi en gruppe som kan beslutte dette?
   Hvis vi ikke har en fagekspertgruppe, hvem skal da beslutte?
3. Arbeidsprosesser bygges inn i løsningen og blir presentert for aktuelle grupper, som godkjenner eller ber om videre tilpassing av arbeidsprosessene. Når fagmiljøet er enig i prosessene slik det både er skissert og vist i løsningen, godkjenner/verifiserer de arbeidsprosessen (Adoption).

Omtrent 550 arbeidsprosesser skal godkjennes. Flere vil settes sammen til en større prosess eller presenteres som demo av løsningen for den samme fagekspertgruppen samlet.

Etter retningsmøtene vil det foreligge beskrivelse av arbeidsprosessene som ble besluttet i møtene. Disse prosessene kan presentere en blanding av dagens prosesser, men også i stor grad hvordan arbeidsprosessene skal bli med Epic.

Gjennom møter i fagekspertgrupper vil alle prosessene korrigeres og ferdigstilles og etter godkjenningsmøtene vil endelig og ny arbeidsprosess fremstilles i Hopex og beskrive «to-be»-prosessene.

Formål: For å starte konfigurering av løsningen trenger vi å bygge inn ulike typer data/prosedyrekoder som er i bruk i dagens journalsystem.

Eksempel på dette kan være koder brukt til bestilling og dokumentasjon av planlagte og utførte kirurgiske prosedyrer eller bildediagnostiske undersøkelser. Et annet eksempel er innsamling av finansielle koder til bruk i takstsystemet og innsamling av data fra timebøker i poliklinikker.

Fageksperter vil involveres i dette arbeidet, og parallelt med innsamling av ulike datakilder skal disse også mappes til SNOMED CT som er valgt som det felles språket/kodeverket i løsningen.

Formål: Mens arbeidsprosesser bestemmes i retningsmøtene, bestemmes klinisk innhold som skal bygges inn i løsningen i egne møter.

Hensikten er å:

• Sikre at systemet har passende innhold, for eksempel:
  Vurderinger som brukes daglig
  De vanligste notatene for en spesialitet eller fag
  Standardbestillinger for et pasientforløp
• Gjøre systemet gjenkjennbart:
  Ved Go-live (produksjonssetting) vil brukerne kjenne igjen innhold de er vant til fra før
• Få en raskere arbeidsflyt ved Go-live:
  Innhold som forordningspakker (order sets), notatmaler osv. vil kunne bidra til det

Arbeidet med innhold organiseres i tre typer grupper: fundamental group, spesialitetsgrupper og fagekspertgrupper. Disse er beskrevet under.

Fundamental group:

Fra november - desember 2019: Fundamentals definerer det første utgangspunktet for innhold og bestemmer hvilket innhold som vil forbli standardisert på tvers av Helseplattformen.

Gruppen er sammensatt av faglig ledere og faglig koordinatorer, og noen ledende fageksperter. Fundamentals-gruppen vil ta beslutninger på vegne av mange, som hovedregel ikke skal endres av fagekspertene.

Beslutninger som tas i Fundamentals må kommuniseres til de øvrige fageksperter, slik at dette er kjent og akseptert som grunnlag for videre arbeid i ulike fagekspertgrupper.

Spesialitetsgrupper:

Fra januar 2020 - juli 2021: Grupper tilknyttet medisinske spesialiteter eller virksomhetsområder (f.eks. revmatologi, pediatri, hematologi, nevrohabilitering o.l.) vil designe innhold unikt for sitt område.

33 ulike grupper er etablert og vil organiseres i fire ulike arbeidsstrømmer («buckets»). De ulike gruppene vil møtes ca. hver åttende uke, og ha seks ulike tema:

1. Introduksjon til tema
2. Vurderinger (Assesments)
3. Forordninger og prosedyrer (Orders and procedures)
4. Notater (notes)
5. E-kommunikasjon: hvilke verktøy brukes? (Communication)
6. Gjennomgang av alle verktøy

Det forventes at fageksperter som deltar i spesialistgrupper vil ha oppgaver mellom møtene. Dette kan handle om innsamling av prosedyrer, notatmaler osv. som brukes i dagens praksis, og som fagmiljøene ønsker å bygge inn i Helseplattformen. Det forventes at de innspill som kommer er diskutert regionalt, hvis innholdet skal brukes av hele regionen.

Fagekspertgrupper:

Formål: Fagekspertgruppene vil ha ansvar for innhold som ikke dekkes i Fundamental eller Spesialistgrupper.

Disse gruppene er undergrupper for validering av arbeidsprosesser og bygging av innhold i de ulike applikasjonene. Det er mer tverrfaglig og tverrsektorielt sammensatt enn spesialistgruppene. Fagekspertgrupper startet opp fra november 2019 og vil jobbe med innhold for sine områder frem til mai 2021.

Det etableres totalt 79 grupper.

Under fagekspertgrupper etableres det også faglige råd som skal ta beslutninger på et mer overordet nivå. Eksempel på dette er Nurse Advisory Council, som kan ta beslutninger som berører all pleie. De andre sykepleier- /pleie-gruppene kan løfte problemstillinger til dette rådet.

Fagekspertgruppene vil møtes regelmessig, men med ulik hyppighet og varighet av møtene. Helseplattformen sender ut møteinnkallinger.
Det vil også etter disse møtene være behov for oppfølging i de ulike linjeorganisasjonene. Eksempel på dette kan være:

• Identifisering av pakkeforløp
• Innsamling av ulike data, prosedyrer, innhold i rapporter
• Hva skal være innhold i ulike forordingspakker (ordersets)?
• Hvilke rutiner knyttet til inn og utskriving, samhandling skal bygges inn i løsningen?
• Hva skal være innhold i ulike «flowsheets»?