Rapportering har ansvar for at det blir utviklet gode og tilstrekkelige løsninger for både intern og ekstern rapportering.
Verktøy og innhold skal tilpasses til virksomhetsstyring, kvalitets- og forbedringsarbeid, dokumentasjon av gevinstrealisering og forsknings- og analyseformål.
Rapportering skal også sørge for korrekte datauttrekk til pålagt nasjonal rapportering og bidra til videre utvikling av løsninger for rapportering til ulike helseregistre. Arbeidet skal gjøres i tett dialog mellom fageksperter og applikasjonsteam.
Rapporteringsteamet er bemannet med 12 personer fordelt på rollene Rapporteringsanalytiker og BI-utvikler. Teamet skal sørge for at vi tar i bruk og tilpasser Cogito-applikasjonen på best mulig måte, og i tillegg vurdere behovet for en eventuell bruk av tredjeparts verktøy.
Det er i tillegg etablert en egen BI-steering fagekspertgruppe som skal delta i beslutninger knyttet til datavarehus, rapportering og anvendelse av Cogito-applikasjonen. (BI står for Business Intelligence, virksomhetsdata)
Overordnet plan for rapportering
Hovedaktivitetene for Rapportering er Direction setting sessions (Cogito), KPI review and Benefits Realization, Report build, Reporting Content Design Sessions, Extracts Build.
Formål: Gjennomgå sentrale tema knyttet til rapportering, og diskutere beste praksis og prinsipper for å etablere ulike deler av rapporteringsløsningen. I tillegg gi en demonstrasjon av rapporteringsverktøyene i Cogito-applikasjonen.
Det er avholdt til sammen sju møter fordelt på strategimøter og demo-møter.
Strategimøter: Executive Reporting Data warehouse Scope Reporting Process Best Practice Overview and Current state Define Governance model Data Security and Access
Formål: Gjennomgå, prioritere og beslutte måleindikatorer (KPI-er) som skal anvendes i løsningen. Dette innbefatter både strategiske KPI-er knyttet til gevinstrealisering og operasjonelle KPI-er knyttet til driften.
KPI-er (Key Performance Indicators) er nøkkel indikatorer som er viktig for at organisasjonene skal nå sine mål. Det er viktig å få et korrekt bilde av disse, da det legger føringer for hva man skal prioritere å bygge av indikatorer og rapportinnhold i neste fase i prosjektet.
Kartleggingsarbeidet gjøres i samarbeid med gevinstrealiseringsprosjektene som gjennomføres av Helse Midt-Norge og Trondheim Kommune. Det er gjennomført workshops med fageksperter, og i tillegg er man i gang med å involvere ledelsen i organisasjonene for å få innspill til lokale gevinster og tilhørende KPI-er.
KPI-er knyttet til lokale gevinstmål vil bli identifisert i perioden frem til 31.3.2020 og vil bli tildelt relevante fagekspertgrupper etter hvert som de avklares.
Fastsettelse av KPI-er for de regionale gevinstmålene for Helse Midt-Norge og Trondheim kommune vil også bli tillagt relevante fagekspertgrupper.
Samtidig går rapporteringsteamet gjennom alle indikatorer som er tilgjengelig i løsningen, og gir forslag til hva som kan være aktuelle KPI’er for hver applikasjon. Disse vil tas med inn i møter med fagekspertene for videre avklaring.
Organisasjonene vil få oppgaver i forhold til å samle inn nullpunkts- eller baseline data, slik at man har mulighet til å måle endringer fra dagens nivå. Nullpunktsmålinger vil starte ca. ett år før Go-Live.
Formål: Bygge rapportinnhold og rapportverktøy for å tilfredsstille brukernes behov.
Rapporteringsanalytikere og BI-utviklere vil i samarbeid med Epic bygge i flere trinn og deretter vurdere med fagekspertene for å bekrefte om innhold og verktøy stemmer med deres forventning.
Bygging av løsningen vil skje i fire ulike faser: 25 prosent: 18.11-25.01.2020 50 prosent: 28.01-27.03.2020 75 prosent: 30.03-29.05.2020 100 prosent: 01.06-28.08 2020
Testing av rapportene skjer i perioden 31.august 2020 og frem til 26. februar 2021. Her vil også fageksperter bli involvert for å se til at innhold blir korrekt og verktøy fungerer som ønsket.
Formål: Komme fram til hvilket standard rapportinnhold som dekker de ulike brukernes behov, og hvilke rapportverktøy som er mest egnet for å presentere innholdet for brukerne.
Møter for å bestemme rapportinnhold og tilhørende rapportverktøy vil foregå i perioden desember 2019 til mai 2020.
I møter knyttet til faginnhold vil man gå gjennom forslag til KPI-er pr applikasjon med fagekspertgrupper basert på brukerens rolle og tema. Det vil være behov for flere møter pr. rolle og tema, og man vil ha en iterativ prosess til fagekspertene er tilfredse med rapportene.
Som fagekspert er man ansvarlig for å bringe inn kunnskap om rapporter man bruker i utøvelsen av sin jobb i dagens løsning, besvare designspørsmål, avdekke mangler og gi feedback på de nye rapportene som lages.
Det skilles mellom innhold knyttet til faglige, operasjonelle oppgaver og det man trenger for lederrapportering. Man vil utvikle oversikter for både faglige temaer/roller og de ulike ledernivåene i organisasjonene. Lederoversikter vil ofte bestå av måleindikatorer (KPI-er) som gjentas over flere ledernivåer, samt at det vil kunne involvere eksterne data som f.eks økonomi- og HR-data. Derfor vil det legges opp til en egen prosess knyttet til lederoversikter.
Vi skal i første omgang komme fram til nødvendige rapporter som må være på plass til Go Live, og ønsker utover dette blir lagt inn i en egen Report Tracker med angitt prioritet fra høy til lav.
Formål: Lage spesifikasjoner, bygge og teste datauttrekk som brukes til både nasjonal rapportering (NPR, KPR, Nasjonale medisinske kvalitetsregistre) og til andre interne formål.
Fageksperter er involvert i kartlegging av omfanget og prioritering av de ulike datauttrekkene.
Rapporteringsteamet samarbeider tett med Integrasjonsteamet på dette området.
Bygging av datauttrekk foregår frem til 28.august 2020.
Testing av datauttrekk skjer i perioden 31.august 2020 og frem til 4. april 2021.
